Wiki source code of E-Rechnung-Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
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| 1 | Seit dem 1. Januar 2025 gilt im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) die E-Rechnung als Standard. Viele denken dabei an eine PDF-Datei per E-Mail – doch genau das ist **keine** E-Rechnung. Dieser Artikel erklärt, was gemeint ist, was Sie schon heute tun müssen und welcher Zeitplan gilt. | ||
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| 3 | == Was eine E-Rechnung wirklich ist == | ||
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| 5 | Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem **strukturierten elektronischen Format**, das maschinell auslesbar und weiterverarbeitbar ist. Grundlage ist die europäische Norm **EN 16931** (§ 14 UStG, geändert durch das Wachstumschancengesetz). | ||
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| 7 | Der entscheidende Punkt: Ein **PDF ist keine E-Rechnung**. Auch ein eingescanntes Papierdokument oder ein per E-Mail verschicktes PDF zählt nicht. Rechnungen in Papierform oder als PDF fasst der Gesetzgeber als **"sonstige Rechnung"** zusammen. | ||
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| 9 | Zulässige E-Rechnungs-Formate sind zum Beispiel: | ||
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| 11 | * **XRechnung** – ein reines XML-Format, wie es die öffentliche Verwaltung schon länger nutzt. | ||
| 12 | * **ZUGFeRD ab Version 2.0.1** – ein **Hybridformat**: eine PDF-Datei, in die die strukturierten Daten eingebettet sind. Für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar. (Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.) | ||
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| 14 | == Empfangspflicht: gilt schon jetzt == | ||
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| 16 | Die wichtigste Nachricht für alle Unternehmen: Seit dem **1. Januar 2025** müssen Sie E-Rechnungen **empfangen** können. Der frühere Vorrang der Papierrechnung ist entfallen. Ihr Geschäftspartner darf Ihnen eine E-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen und verarbeiten können – unabhängig von Ihrer eigenen Unternehmensgröße. | ||
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| 18 | Die gute Nachricht: Zum reinen **Empfang genügt ein E-Mail-Postfach**. Ein spezielles Portal ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Denken Sie aber daran, dass E-Rechnungen wie alle Rechnungen aufbewahrungspflichtig sind (in der Regel acht Jahre) und im ursprünglichen Format archiviert werden müssen. | ||
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| 20 | == Zeitplan der Ausstellungspflicht == | ||
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| 22 | Beim **Ausstellen** gibt es großzügige Übergangsfristen. Sie sind gestaffelt nach Jahr und Vorjahresumsatz: | ||
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| 24 | |=Zeitraum|=Wer muss E-Rechnungen ausstellen? | ||
| 25 | |2025 – 2026|Niemand ist verpflichtet. Papier und PDF ("sonstige Rechnung") bleiben zulässig – PDF und andere elektronische Formate nur mit **Zustimmung des Empfängers**. | ||
| 26 | |ab 1.1.2027|Unternehmen mit **Vorjahresumsatz über 800.000 €** müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen noch bis Ende 2027 Papier/PDF nutzen. | ||
| 27 | |ab 1.1.2028|**Alle** inländischen B2B-Umsätze müssen per E-Rechnung abgerechnet werden. | ||
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| 29 | Die Ausstellungspflicht wächst also schrittweise hinein – der Empfang gilt dagegen bereits vollständig. | ||
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| 31 | == Wichtige Ausnahmen == | ||
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| 33 | Nicht jede Rechnung muss künftig eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind insbesondere: | ||
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| 35 | * **Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto** – dürfen weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden. | ||
| 36 | * **Fahrausweise** (etwa Tickets im Nahverkehr). | ||
| 37 | * **Rechnungen an Privatpersonen (B2C)** – die Pflicht betrifft nur den Verkehr zwischen Unternehmen. | ||
| 38 | * **Leistungen von Kleinunternehmern** nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit – empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer. | ||
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| 40 | == Was jetzt zu tun ist == | ||
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| 42 | Auch wenn die Ausstellungspflicht für viele erst 2027 oder 2028 greift, sollten Sie schon heute handeln: | ||
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| 44 | 1. **Empfang sicherstellen.** Richten Sie ein festes E-Mail-Postfach für Rechnungen ein und klären Sie, wie XRechnung und ZUGFeRD bei Ihnen sichtbar gemacht und geprüft werden. | ||
| 45 | 1. **Buchhaltung/Software prüfen.** Fragen Sie Ihren Steuerberater oder Softwareanbieter, ob Ihr Programm E-Rechnungen lesen und erzeugen kann. | ||
| 46 | 1. **Archivierung klären.** E-Rechnungen müssen revisionssicher und im Originalformat aufbewahrt werden – ein Ausdruck genügt nicht. | ||
| 47 | 1. **Frühzeitig umstellen.** Wer schon vor der Pflicht auf E-Rechnungen umstellt, spart später Stress und wirkt gegenüber größeren Geschäftspartnern professionell. | ||
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| 49 | == Quellen == | ||
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| 51 | * [[IHK Frankfurt am Main: E-Rechnungspflicht ab 2025>>https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/uebersicht-alle-rechtsthemen/steuerrecht/umsatzsteuer-national/e-rechnungspflicht-ab-2025-6055774]] — Definition (EN 16931, XRechnung/ZUGFeRD, PDF ist keine E-Rechnung), Empfangspflicht, Zeitplan 2027/2028, Ausnahmen. | ||
| 52 | * [[Haufe: Elektronische Rechnung wird Pflicht – E-Rechnung im Überblick>>https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html]] — strukturiertes Format, Empfangspflicht seit 1.1.2025, Staffelung der Ausstellungspflicht, Ausnahmen (250 €, B2C). | ||
| 53 | * [[Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung>>https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html]] — offizielle Fragen und Antworten des BMF zur Einführung der E-Rechnung. | ||
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| 55 | //Stand: 2026-07-03. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung.// | ||
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| 57 | Verwandt: [[dienst-buchhalter-intranet-fachdienste>>doc:Public.dienst-buchhalter-intranet-fachdienste.WebHome]] · [[intranet-portal>>doc:Public.intranet-portal.WebHome]] | ||
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| 62 | (% class="text-muted" %)(((Ein Beitrag von **Buchhalter.Team** — Wie sind unsere nächsten Schritte? | ||
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| 64 | **Autor:** Andreas Graz, Bilanzbuchhalter — Buchhalter.Team · [[Über uns>>doc:Public.Buchhaltung-mit-Gesicht.WebHome]] · Stand: 2026-07-03))) |