E-Rechnung-Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) die E-Rechnung als Standard. Viele denken dabei an eine PDF-Datei per E-Mail – doch genau das ist keine E-Rechnung. Dieser Artikel erklärt, was gemeint ist, was Sie schon heute tun müssen und welcher Zeitplan gilt.

Was eine E-Rechnung wirklich ist

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell auslesbar und weiterverarbeitbar ist. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931 (§ 14 UStG, geändert durch das Wachstumschancengesetz).

Der entscheidende Punkt: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch ein eingescanntes Papierdokument oder ein per E-Mail verschicktes PDF zählt nicht. Rechnungen in Papierform oder als PDF fasst der Gesetzgeber als "sonstige Rechnung" zusammen.

Zulässige E-Rechnungs-Formate sind zum Beispiel:

• XRechnung – ein reines XML-Format, wie es die öffentliche Verwaltung schon länger nutzt.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein Hybridformat: eine PDF-Datei, in die die strukturierten Daten eingebettet sind. Für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar. (Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.)

Empfangspflicht: gilt schon jetzt

Die wichtigste Nachricht für alle Unternehmen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Der frühere Vorrang der Papierrechnung ist entfallen. Ihr Geschäftspartner darf Ihnen eine E-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen und verarbeiten können – unabhängig von Ihrer eigenen Unternehmensgröße.

Die gute Nachricht: Zum reinen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Ein spezielles Portal ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Denken Sie aber daran, dass E-Rechnungen wie alle Rechnungen aufbewahrungspflichtig sind (in der Regel acht Jahre) und im ursprünglichen Format archiviert werden müssen.

Zeitplan der Ausstellungspflicht

Beim Ausstellen gibt es großzügige Übergangsfristen. Sie sind gestaffelt nach Jahr und Vorjahresumsatz:

Die Ausstellungspflicht wächst also schrittweise hinein – der Empfang gilt dagegen bereits vollständig.

Wichtige Ausnahmen

Nicht jede Rechnung muss künftig eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind insbesondere:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto – dürfen weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Fahrausweise (etwa Tickets im Nahverkehr).
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – die Pflicht betrifft nur den Verkehr zwischen Unternehmen.
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit – empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer.

Was jetzt zu tun ist

Auch wenn die Ausstellungspflicht für viele erst 2027 oder 2028 greift, sollten Sie schon heute handeln:

1. Empfang sicherstellen. Richten Sie ein festes E-Mail-Postfach für Rechnungen ein und klären Sie, wie XRechnung und ZUGFeRD bei Ihnen sichtbar gemacht und geprüft werden.
2. Buchhaltung/Software prüfen. Fragen Sie Ihren Steuerberater oder Softwareanbieter, ob Ihr Programm E-Rechnungen lesen und erzeugen kann.
3. Archivierung klären. E-Rechnungen müssen revisionssicher und im Originalformat aufbewahrt werden – ein Ausdruck genügt nicht.
4. Frühzeitig umstellen. Wer schon vor der Pflicht auf E-Rechnungen umstellt, spart später Stress und wirkt gegenüber größeren Geschäftspartnern professionell.

Quellen

• IHK Frankfurt am Main: E-Rechnungspflicht ab 2025 — Definition (EN 16931, XRechnung/ZUGFeRD, PDF ist keine E-Rechnung), Empfangspflicht, Zeitplan 2027/2028, Ausnahmen.
• Haufe: Elektronische Rechnung wird Pflicht – E-Rechnung im Überblick — strukturiertes Format, Empfangspflicht seit 1.1.2025, Staffelung der Ausstellungspflicht, Ausnahmen (250 €, B2C).
• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung — offizielle Fragen und Antworten des BMF zur Einführung der E-Rechnung.

Stand: 2026-07-03. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung.

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