Einkommensteuer-Vorauszahlungen — Termine, Anpassung und Buchung

Warum gibt es Einkommensteuer-Vorauszahlungen?

Wer als Selbstständiger, Freiberufler oder Gesellschafter einer Personengesellschaft Einkünfte erzielt, die nicht dem Lohnsteuerabzug unterliegen, zahlt seine Einkommensteuer nicht erst nach dem Jahresabschluss auf einmal. Das Finanzamt erhebt stattdessen vierteljährliche Abschlagsbeträge — die sogenannten Einkommensteuer-Vorauszahlungen. Grundlage ist § 37 EStG. Der Gedanke dahinter ist praktisch: Der Staat verteilt seine Einnahmen gleichmäßig über das Jahr, und der Unternehmer muss keine einmalige Großzahlung im Frühjahr stemmen.

Wer muss Vorauszahlungen leisten?

Vorauszahlungspflichtig sind natürliche Personen, deren Einkommensteuer nach Abzug der anrechenbaren Steuerabzugsbeträge voraussichtlich mindestens 400 Euro im Kalenderjahr und mindestens 100 Euro je Quartalstermin beträgt (§ 37 Abs. 5 EStG). Typische Fälle: Einzelunternehmer, Freiberufler (Ärzte, Architekten, Rechtsanwälte), Gesellschafter von OHG oder KG.

Wichtig: Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG zahlen keine Einkommensteuer, sondern Körperschaftsteuer — das ist ein eigenes System. Arbeitnehmer, bei denen der Arbeitgeber die Lohnsteuer abführt, sind in der Regel nicht vorauszahlungspflichtig.

Fälligkeitstermine: viermal im Jahr

Die Vorauszahlungen sind an vier festen Terminen im Jahr fällig — immer am 10. des Quartalsmonats (§ 37 Abs. 1 EStG):

Fällt ein Termin auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag. Wer diese Termine im Blick behalten möchte, findet alle wichtigen Steuerfristen in der Übersicht Steuertermine 2026. Bei Verspätung erhebt das Finanzamt Säumniszuschläge nach § 240 AO — 1 Prozent des rückständigen Betrags je angefangenen Monat. Pünktliche Zahlung schützt vor dieser unnötigen Zusatzbelastung.

Wie legt das Finanzamt die Höhe fest?

Das Finanzamt berechnet die Vorauszahlungen auf Grundlage der letzten rechtskräftigen Einkommensteuerveranlagung (§ 37 Abs. 3 EStG). Der damals festgesetzte Steuerbetrag — nach Anrechnung von Lohnsteuer, Kapitalertragsteuer und ähnlichen Abzügen — wird durch vier geteilt und als gleichmäßige Quartalsrate festgesetzt. Sie erhalten darüber einen schriftlichen Vorauszahlungsbescheid. Liegt noch keine Veranlagung vor (z. B. bei Betriebsgründung), schätzt das Finanzamt die Höhe — häufig auf Basis Ihrer eigenen Prognose.

Das heißt in der Praxis: Ein sehr gutes Vorjahr führt automatisch zu hohen Vorauszahlungen im laufenden Jahr. Den Vorauszahlungsbescheid daher stets prüfen — und bei Abweichungen aktiv reagieren.

Herabsetzungsantrag: Wenn das laufende Jahr schlechter läuft

Wer erwartet, dass sein Gewinn im laufenden Jahr deutlich unter dem des Vorjahres liegt, kann beim Finanzamt einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen stellen. Dafür gibt es keine besondere Form — ein formloses Schreiben genügt. Sie müssen jedoch die voraussichtlich niedrigere Steuerlast glaubhaft machen, etwa durch:

• eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA),
• einen plausiblen Umsatzrückgang (z. B. Auftragsausfall, Betriebsunterbrechung),
• den Wegfall einer Einkommensquelle.

Das Finanzamt kann Vorauszahlungen bis zum Ende des 15. Monats nach Ablauf des Veranlagungszeitraums noch anpassen (§ 37 Abs. 3 Satz 3 EStG). Wer den Antrag rechtzeitig stellt — idealerweise vor dem nächsten Fälligkeitstermin — spart Liquidität und muss keine zu hohen Beträge vorfinanzieren.

Umgekehrt gilt: Läuft das Geschäft besser als erwartet, kann das Finanzamt die Vorauszahlungen auch erhöhen — allerdings nur, wenn der Mehrbetrag je Termin mindestens 100 Euro oder der Jahresbetrag mindestens 5.000 Euro übersteigt.

Jahresabschluss: Nachzahlung oder Erstattung

Nach Einreichung der Einkommensteuererklärung und Erlass des Jahressteuerbescheids wird abgerechnet. Die geleisteten Vorauszahlungen werden auf die endgültige Steuerschuld angerechnet:

• Überzahlung: Sie erhalten eine Steuererstattung.
• Unterzahlung: Eine Nachzahlung wird fällig — in der Regel innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Bescheids. Für absehbare Nachzahlungen empfiehlt es sich, rechtzeitig Rücklagen zu bilden, damit die Liquidität nicht unter Druck gerät.

Die Steuererklärung wird über ELSTER eingereicht — der Artikel ELSTER Portal nutzen zeigt, wie das Schritt für Schritt funktioniert.

Buchung als Privatentnahme

Für Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften gilt: ESt-Vorauszahlungen sind keine Betriebsausgaben und dürfen den Gewinn nicht mindern. Sie werden als Privatentnahme gebucht (→ Privatentnahme buchen).

Der Buchungssatz bei Überweisung vom Geschäftskonto:

SKR03: 1800 Privatentnahmen / 1200 Bank  
SKR04: 2100 Privatentnahmen / 1800 Bank

Die Buchung erfolgt ohne Umsatzsteuer — eine Geldentnahme ist kein steuerbarer Umsatz. Wurde die Vorauszahlung versehentlich als Betriebsausgabe erfasst, ist der Buchungssatz zu stornieren und die Privatentnahme korrekt nachzubuchen; andernfalls stimmt der Gewinnausweis nicht.

Hinweis: Personenunternehmer zahlen neben der Einkommensteuer auch Gewerbesteuer. Diese wird nach § 35 EStG pauschal auf die Einkommensteuer angerechnet und kann die tatsächliche Jahressteuerlast spürbar senken — mehr dazu im Artikel Gewerbesteuer anrechnen.

Quellen

• § 37 EStG — Einzelnorm, Gesetze im Internet — Vorauszahlungspflicht, Fälligkeitstermine, Festsetzungsbasis und Bagatellgrenzen
• Herabsetzungsantrag der Steuervorauszahlung rechtzeitig stellen (Haufe Finance) — Voraussetzungen, Glaubhaftmachung und Praxishinweise
• Steuervorauszahlungen — Fälligkeitstermine (Haufe) — Terminübersicht und Verschiebungsregel bei Wochenenden und Feiertagen

Stand: 2026-08-01. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung.