E-Rechnung erstellen — Formate, Software und Pflichtangaben

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat Deutschland die gesetzliche Grundlage für die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich gelegt. Was für viele nach einem technischen Detail klingt, ist ein echter Systemwechsel: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei per E-Mail — sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach dem europäischen Standard EN 16931. Wer sich jetzt damit befasst, ist früh dran und spart später Stress.

→ Wann die Ausstellungspflicht für Ihr Unternehmen gilt, lesen Sie im Artikel E-Rechnung-Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen.

Was ist eine E-Rechnung nach § 14 UStG?

Der neu gefasste § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG definiert: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßstab ist der europäische Standard EN 16931. Eine einfache PDF-Datei — auch wenn sie digital verschickt wird — erfüllt diese Anforderung seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Rechtssinn. Sie ist nun eine sogenannte „sonstige Rechnung".

Die Empfangspflicht gilt seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich ohne Übergangsfrist: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können.

Die zwei zugelassenen Formate: XRechnung und ZUGFeRD

In der Praxis haben sich in Deutschland zwei Formate durchgesetzt, die beide EN 16931 erfüllen.

XRechnung — reines XML, Pflicht im öffentlichen Sektor

XRechnung Format ist ein reines XML-Format. Es enthält keine menschenlesbare Darstellung — die Maschine liest, wertet aus und bucht. Seit November 2020 ist XRechnung das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Die technische Grundlage ist die UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) oder alternativ das UBL-Format. Eine XRechnung kann direkt per E-Mail als Dateianhang, über Behördenportale oder über das PEPPOL-Netzwerk (siehe unten) übermittelt werden.

ZUGFeRD — hybrides PDF mit eingebettetem XML

ZUGFeRD Format kombiniert das Beste aus beiden Welten: Ein PDF/A-3-Dokument, das Menschen lesen können, trägt im Inneren eine eingebettete CII-XML-Datei, die Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet. ZUGFeRD 2.x (aktuelle Version 2.4/2.5 seit Anfang 2026) ist mit Factur-X kompatibel und kennt mehrere Profile:

Für die gesetzliche Pflicht ab 2027 kommen nur Profile ab BASIC aufwärts in Frage.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Unabhängig vom Format muss jede Rechnung — ob XRechnung oder ZUGFeRD — folgende zehn Pflichtangaben enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben)
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Liefer- oder Leistungsdatum)
8. Aufgeschlüsseltes Nettoentgelt nach Steuersätzen
9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
10. Zu zahlender Gesamtbetrag (Brutto)

Strukturierte E-Rechnungsformate erzwingen diese Felder technisch — ein weiterer Vorteil gegenüber freien PDF-Rechnungen, bei denen Angaben leicht vergessen werden.

Software-Wege: von kostenlos bis vollintegriert

ELSTER-Rechnungseditor: Das Bundeszentralamt für Steuern stellt unter MeinELSTER einen kostenlosen Online-Editor bereit, mit dem Selbstständige und kleine Unternehmen XRechnungen direkt im Browser erzeugen können — ohne weitere Software.

DATEV: Für steuerberatende Berufe und deren Mandanten bietet DATEV eine vollständige E-Rechnungsinfrastruktur, inklusive Empfang, Prüfung und Archivierung nach GoBD.

lexoffice und sevDesk: Beide Cloud-Buchhaltungslösungen erzeugen ZUGFeRD- und XRechnungen im regulären Rechnungsworkflow und versenden sie direkt aus der Anwendung. sevDesk bietet zusätzlich einen kostenlosen Online-Generator für Einzelrechnungen.

Mustang Project: Für technisch affine Anwender und Entwickler ist das quelloffene Java-Tool Mustang die erste Wahl. Es erstellt, liest und validiert ZUGFeRD/Factur-X- und XRechnungen, ist Apache-lizenziert (auch kommerziell kostenlos), läuft als Kommandozeilen-Tool oder Java-Bibliothek und unterstützt seit Version 2.24.0 (Juni 2026) ZUGFeRD 2.5 und XRechnung 3.0.2.

PDF24 und weitere Online-Generatoren: Für gelegentliche Nutzung ohne eigene Software gibt es kostenlose Webtools (z. B. pdf24.org), die ZUGFeRD- und XRechnungen im Browser erzeugen.

Das PEPPOL-Netzwerk

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist kein Dateiformat, sondern ein gesichertes Transportnetzwerk für den automatisierten Dokumentenaustausch. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung kann über PEPPOL versendet werden — der Empfänger ruft sie über seinen PEPPOL-Zugangspunkt ab. Im deutschen B2G-Bereich ist PEPPOL bereits etabliert; im B2B wächst die Nutzung mit der Ausstellungspflicht ab 2027 stark an. Der Versand über PEPPOL erfordert einen zertifizierten Zugangspunkt-Anbieter, den viele Buchhaltungslösungen inzwischen integrieren.

Übergangsfristen im Überblick

Steuerbefreite Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € Brutto) und Fahrausweise bleiben von der strukturierten Pflicht ausgenommen.

Quellen

• § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• Bundesfinanzministerium — FAQ zur E-Rechnung
• Haufe — Elektronische Rechnung wird Pflicht: E-Rechnung im Überblick
• DATEV — Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnungspflicht
• IHK München — Elektronische Rechnung
• Mustangproject.org — Open-Source-Tool für E-Rechnungen
• IHK Stuttgart — Pflichtangaben für Rechnungen
• e-rechnung-ratgeber.de — ZUGFeRD-Format erklärt
• edicenter.de — XRechnung und PEPPOL

Stand: 2026-08-01. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung.