Wiki-Quellcode von E-Rechnung erstellen — Formate, Software und Pflichtangaben
Zuletzt geändert von Brain Bot am 2026/08/01 12:13
Zeige letzte Bearbeiter
| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat Deutschland die gesetzliche Grundlage für die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich gelegt. Was für viele nach einem technischen Detail klingt, ist ein echter Systemwechsel: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei per E-Mail — sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach dem europäischen Standard EN 16931. Wer sich jetzt damit befasst, ist früh dran und spart später Stress. | ||
| 2 | |||
| 3 | → Wann die Ausstellungspflicht für Ihr Unternehmen gilt, lesen Sie im Artikel [[E-Rechnung-Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen>>doc:Public.Fibu.e-rechnung-pflicht.WebHome]]. | ||
| 4 | |||
| 5 | == Was ist eine E-Rechnung nach § 14 UStG? == | ||
| 6 | |||
| 7 | Der neu gefasste § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG definiert: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßstab ist der europäische Standard EN 16931. Eine einfache PDF-Datei — auch wenn sie digital verschickt wird — erfüllt diese Anforderung seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Rechtssinn. Sie ist nun eine sogenannte „sonstige Rechnung". | ||
| 8 | |||
| 9 | Die **Empfangspflicht** gilt seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich ohne Übergangsfrist: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. | ||
| 10 | |||
| 11 | == Die zwei zugelassenen Formate: XRechnung und ZUGFeRD == | ||
| 12 | |||
| 13 | In der Praxis haben sich in Deutschland zwei Formate durchgesetzt, die beide EN 16931 erfüllen. | ||
| 14 | |||
| 15 | === XRechnung — reines XML, Pflicht im öffentlichen Sektor === | ||
| 16 | |||
| 17 | [[XRechnung Format>>doc:Public.Fibu.xrechnung-format.WebHome]] ist ein reines XML-Format. Es enthält keine menschenlesbare Darstellung — die Maschine liest, wertet aus und bucht. Seit November 2020 ist XRechnung das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Die technische Grundlage ist die UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) oder alternativ das UBL-Format. Eine XRechnung kann direkt per E-Mail als Dateianhang, über Behördenportale oder über das PEPPOL-Netzwerk (siehe unten) übermittelt werden. | ||
| 18 | |||
| 19 | === ZUGFeRD — hybrides PDF mit eingebettetem XML === | ||
| 20 | |||
| 21 | [[ZUGFeRD Format>>doc:Public.Fibu.zugferd-format.WebHome]] kombiniert das Beste aus beiden Welten: Ein PDF/A-3-Dokument, das Menschen lesen können, trägt im Inneren eine eingebettete CII-XML-Datei, die Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet. ZUGFeRD 2.x (aktuelle Version 2.4/2.5 seit Anfang 2026) ist mit Factur-X kompatibel und kennt mehrere Profile: | ||
| 22 | |||
| 23 | |=Profil|=Datentiefe|=E-Rechnung nach UStG? | ||
| 24 | |MINIMUM|Minimaldaten|Nein | ||
| 25 | |BASIC WL|Ohne Positionsebene|Nein | ||
| 26 | |BASIC|Positionsebene|Ja | ||
| 27 | |EN 16931 / COMFORT|Vollständig|Ja | ||
| 28 | |EXTENDED|Erweitert, handelsüblich|Ja | ||
| 29 | |XRECHNUNG|XRechnung-konform im PDF-Container|Ja | ||
| 30 | |||
| 31 | Für die gesetzliche Pflicht ab 2027 kommen nur Profile ab BASIC aufwärts in Frage. | ||
| 32 | |||
| 33 | == Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG == | ||
| 34 | |||
| 35 | Unabhängig vom Format muss jede Rechnung — ob XRechnung oder ZUGFeRD — folgende zehn Pflichtangaben enthalten: | ||
| 36 | |||
| 37 | 1. **Vollständiger Name und Anschrift** des leistenden Unternehmers | ||
| 38 | 1. **Vollständiger Name und Anschrift** des Leistungsempfängers | ||
| 39 | 1. **Steuernummer oder USt-IdNr.** des Leistenden | ||
| 40 | 1. **Ausstellungsdatum** der Rechnung | ||
| 41 | 1. **Fortlaufende Rechnungsnummer** (einmalig vergeben) | ||
| 42 | 1. **Menge und handelsübliche Bezeichnung** der Ware oder Art und Umfang der Leistung | ||
| 43 | 1. **Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung** (Liefer- oder Leistungsdatum) | ||
| 44 | 1. **Aufgeschlüsseltes Nettoentgelt** nach Steuersätzen | ||
| 45 | 1. **Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag** (oder Hinweis auf Steuerbefreiung) | ||
| 46 | 1. **Zu zahlender Gesamtbetrag** (Brutto) | ||
| 47 | |||
| 48 | Strukturierte E-Rechnungsformate erzwingen diese Felder technisch — ein weiterer Vorteil gegenüber freien PDF-Rechnungen, bei denen Angaben leicht vergessen werden. | ||
| 49 | |||
| 50 | == Software-Wege: von kostenlos bis vollintegriert == | ||
| 51 | |||
| 52 | **ELSTER-Rechnungseditor:** Das Bundeszentralamt für Steuern stellt unter MeinELSTER einen kostenlosen Online-Editor bereit, mit dem Selbstständige und kleine Unternehmen XRechnungen direkt im Browser erzeugen können — ohne weitere Software. | ||
| 53 | |||
| 54 | **DATEV:** Für steuerberatende Berufe und deren Mandanten bietet DATEV eine vollständige E-Rechnungsinfrastruktur, inklusive Empfang, Prüfung und Archivierung nach GoBD. | ||
| 55 | |||
| 56 | **lexoffice und sevDesk:** Beide Cloud-Buchhaltungslösungen erzeugen ZUGFeRD- und XRechnungen im regulären Rechnungsworkflow und versenden sie direkt aus der Anwendung. sevDesk bietet zusätzlich einen kostenlosen Online-Generator für Einzelrechnungen. | ||
| 57 | |||
| 58 | **Mustang Project:** Für technisch affine Anwender und Entwickler ist das quelloffene Java-Tool [[Mustang>>https://www.mustangproject.org/]] die erste Wahl. Es erstellt, liest und validiert ZUGFeRD/Factur-X- und XRechnungen, ist Apache-lizenziert (auch kommerziell kostenlos), läuft als Kommandozeilen-Tool oder Java-Bibliothek und unterstützt seit Version 2.24.0 (Juni 2026) ZUGFeRD 2.5 und XRechnung 3.0.2. | ||
| 59 | |||
| 60 | **PDF24 und weitere Online-Generatoren:** Für gelegentliche Nutzung ohne eigene Software gibt es kostenlose Webtools (z. B. pdf24.org), die ZUGFeRD- und XRechnungen im Browser erzeugen. | ||
| 61 | |||
| 62 | == Das PEPPOL-Netzwerk == | ||
| 63 | |||
| 64 | PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist kein Dateiformat, sondern ein gesichertes Transportnetzwerk für den automatisierten Dokumentenaustausch. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung kann über PEPPOL versendet werden — der Empfänger ruft sie über seinen PEPPOL-Zugangspunkt ab. Im deutschen B2G-Bereich ist PEPPOL bereits etabliert; im B2B wächst die Nutzung mit der Ausstellungspflicht ab 2027 stark an. Der Versand über PEPPOL erfordert einen zertifizierten Zugangspunkt-Anbieter, den viele Buchhaltungslösungen inzwischen integrieren. | ||
| 65 | |||
| 66 | == Übergangsfristen im Überblick == | ||
| 67 | |||
| 68 | |=Datum|=Pflicht | ||
| 69 | |1. Januar 2025|Empfangspflicht E-Rechnung für alle B2B | ||
| 70 | |bis 31. Dezember 2026|Papier/PDF-Versand noch zulässig (mit Zustimmung des Empfängers) | ||
| 71 | |ab 1. Januar 2027|Ausstellungspflicht E-Rechnung für Umsatz > 800.000 € (Vorjahr 2026) | ||
| 72 | |bis 31. Dezember 2027|Papier/PDF noch zulässig für kleinere Unternehmen (Umsatz ≤ 800.000 €) | ||
| 73 | |ab 1. Januar 2028|Ausstellungspflicht E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze | ||
| 74 | |||
| 75 | Steuerbefreite Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € Brutto) und Fahrausweise bleiben von der strukturierten Pflicht ausgenommen. | ||
| 76 | |||
| 77 | ---- | ||
| 78 | |||
| 79 | == Quellen == | ||
| 80 | |||
| 81 | * [[§ 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)>>https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html]] | ||
| 82 | * [[Bundesfinanzministerium — FAQ zur E-Rechnung>>https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html]] | ||
| 83 | * [[Haufe — Elektronische Rechnung wird Pflicht: E-Rechnung im Überblick>>https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html]] | ||
| 84 | * [[DATEV — Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnungspflicht>>https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/themen-im-fokus/e-rechnung-mit-datev/gesetzliche-regelungen]] | ||
| 85 | * [[IHK München — Elektronische Rechnung>>https://www.ihk-muenchen.de/ratgeber/steuern/elektronische-rechnungen/]] | ||
| 86 | * [[Mustangproject.org — Open-Source-Tool für E-Rechnungen>>https://www.mustangproject.org/]] | ||
| 87 | * [[IHK Stuttgart — Pflichtangaben für Rechnungen>>https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-national/neue-pflichtangaben-fuer-rechnungen-684834]] | ||
| 88 | * [[e-rechnung-ratgeber.de — ZUGFeRD-Format erklärt>>https://e-rechnung-ratgeber.de/formate-zugferd/]] | ||
| 89 | * [[edicenter.de — XRechnung und PEPPOL>>https://edicenter.de/xrechnung-peppol/]] | ||
| 90 | |||
| 91 | //Stand: 2026-08-01. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung.// | ||
| 92 | |||
| 93 | |||
| 94 | ---- | ||
| 95 | |||
| 96 | (% class="text-muted" %)(((Ein Beitrag von **Buchhalter.Team** — Wie sind unsere nächsten Schritte? | ||
| 97 | |||
| 98 | **Autor:** Andreas Graz, Bilanzbuchhalter — Buchhalter.Team · [[Über uns>>doc:Public.Buchhaltung-mit-Gesicht.WebHome]]))) |