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1 Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat Deutschland die gesetzliche Grundlage für die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich gelegt. Was für viele nach einem technischen Detail klingt, ist ein echter Systemwechsel: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei per E-Mail — sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach dem europäischen Standard EN 16931. Wer sich jetzt damit befasst, ist früh dran und spart später Stress.
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3 → Wann die Ausstellungspflicht für Ihr Unternehmen gilt, lesen Sie im Artikel [[E-Rechnung-Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen>>doc:Public.Fibu.e-rechnung-pflicht.WebHome]].
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5 == Was ist eine E-Rechnung nach § 14 UStG? ==
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7 Der neu gefasste § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG definiert: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßstab ist der europäische Standard EN 16931. Eine einfache PDF-Datei — auch wenn sie digital verschickt wird — erfüllt diese Anforderung seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Rechtssinn. Sie ist nun eine sogenannte „sonstige Rechnung".
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9 Die **Empfangspflicht** gilt seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich ohne Übergangsfrist: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können.
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11 == Die zwei zugelassenen Formate: XRechnung und ZUGFeRD ==
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13 In der Praxis haben sich in Deutschland zwei Formate durchgesetzt, die beide EN 16931 erfüllen.
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15 === XRechnung — reines XML, Pflicht im öffentlichen Sektor ===
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17 [[XRechnung Format>>doc:Public.Fibu.xrechnung-format.WebHome]] ist ein reines XML-Format. Es enthält keine menschenlesbare Darstellung — die Maschine liest, wertet aus und bucht. Seit November 2020 ist XRechnung das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Die technische Grundlage ist die UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) oder alternativ das UBL-Format. Eine XRechnung kann direkt per E-Mail als Dateianhang, über Behördenportale oder über das PEPPOL-Netzwerk (siehe unten) übermittelt werden.
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19 === ZUGFeRD — hybrides PDF mit eingebettetem XML ===
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21 [[ZUGFeRD Format>>doc:Public.Fibu.zugferd-format.WebHome]] kombiniert das Beste aus beiden Welten: Ein PDF/A-3-Dokument, das Menschen lesen können, trägt im Inneren eine eingebettete CII-XML-Datei, die Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet. ZUGFeRD 2.x (aktuelle Version 2.4/2.5 seit Anfang 2026) ist mit Factur-X kompatibel und kennt mehrere Profile:
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23 |=Profil|=Datentiefe|=E-Rechnung nach UStG?
24 |MINIMUM|Minimaldaten|Nein
25 |BASIC WL|Ohne Positionsebene|Nein
26 |BASIC|Positionsebene|Ja
27 |EN 16931 / COMFORT|Vollständig|Ja
28 |EXTENDED|Erweitert, handelsüblich|Ja
29 |XRECHNUNG|XRechnung-konform im PDF-Container|Ja
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31 Für die gesetzliche Pflicht ab 2027 kommen nur Profile ab BASIC aufwärts in Frage.
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33 == Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ==
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35 Unabhängig vom Format muss jede Rechnung — ob XRechnung oder ZUGFeRD — folgende zehn Pflichtangaben enthalten:
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37 1. **Vollständiger Name und Anschrift** des leistenden Unternehmers
38 1. **Vollständiger Name und Anschrift** des Leistungsempfängers
39 1. **Steuernummer oder USt-IdNr.** des Leistenden
40 1. **Ausstellungsdatum** der Rechnung
41 1. **Fortlaufende Rechnungsnummer** (einmalig vergeben)
42 1. **Menge und handelsübliche Bezeichnung** der Ware oder Art und Umfang der Leistung
43 1. **Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung** (Liefer- oder Leistungsdatum)
44 1. **Aufgeschlüsseltes Nettoentgelt** nach Steuersätzen
45 1. **Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag** (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
46 1. **Zu zahlender Gesamtbetrag** (Brutto)
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48 Strukturierte E-Rechnungsformate erzwingen diese Felder technisch — ein weiterer Vorteil gegenüber freien PDF-Rechnungen, bei denen Angaben leicht vergessen werden.
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50 == Software-Wege: von kostenlos bis vollintegriert ==
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52 **ELSTER-Rechnungseditor:** Das Bundeszentralamt für Steuern stellt unter MeinELSTER einen kostenlosen Online-Editor bereit, mit dem Selbstständige und kleine Unternehmen XRechnungen direkt im Browser erzeugen können — ohne weitere Software.
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54 **DATEV:** Für steuerberatende Berufe und deren Mandanten bietet DATEV eine vollständige E-Rechnungsinfrastruktur, inklusive Empfang, Prüfung und Archivierung nach GoBD.
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56 **lexoffice und sevDesk:** Beide Cloud-Buchhaltungslösungen erzeugen ZUGFeRD- und XRechnungen im regulären Rechnungsworkflow und versenden sie direkt aus der Anwendung. sevDesk bietet zusätzlich einen kostenlosen Online-Generator für Einzelrechnungen.
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58 **Mustang Project:** Für technisch affine Anwender und Entwickler ist das quelloffene Java-Tool [[Mustang>>https://www.mustangproject.org/]] die erste Wahl. Es erstellt, liest und validiert ZUGFeRD/Factur-X- und XRechnungen, ist Apache-lizenziert (auch kommerziell kostenlos), läuft als Kommandozeilen-Tool oder Java-Bibliothek und unterstützt seit Version 2.24.0 (Juni 2026) ZUGFeRD 2.5 und XRechnung 3.0.2.
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60 **PDF24 und weitere Online-Generatoren:** Für gelegentliche Nutzung ohne eigene Software gibt es kostenlose Webtools (z. B. pdf24.org), die ZUGFeRD- und XRechnungen im Browser erzeugen.
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62 == Das PEPPOL-Netzwerk ==
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64 PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist kein Dateiformat, sondern ein gesichertes Transportnetzwerk für den automatisierten Dokumentenaustausch. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung kann über PEPPOL versendet werden — der Empfänger ruft sie über seinen PEPPOL-Zugangspunkt ab. Im deutschen B2G-Bereich ist PEPPOL bereits etabliert; im B2B wächst die Nutzung mit der Ausstellungspflicht ab 2027 stark an. Der Versand über PEPPOL erfordert einen zertifizierten Zugangspunkt-Anbieter, den viele Buchhaltungslösungen inzwischen integrieren.
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66 == Übergangsfristen im Überblick ==
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68 |=Datum|=Pflicht
69 |1. Januar 2025|Empfangspflicht E-Rechnung für alle B2B
70 |bis 31. Dezember 2026|Papier/PDF-Versand noch zulässig (mit Zustimmung des Empfängers)
71 |ab 1. Januar 2027|Ausstellungspflicht E-Rechnung für Umsatz > 800.000 € (Vorjahr 2026)
72 |bis 31. Dezember 2027|Papier/PDF noch zulässig für kleinere Unternehmen (Umsatz ≤ 800.000 €)
73 |ab 1. Januar 2028|Ausstellungspflicht E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze
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75 Steuerbefreite Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € Brutto) und Fahrausweise bleiben von der strukturierten Pflicht ausgenommen.
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79 == Quellen ==
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81 * [[§ 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)>>https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html]]
82 * [[Bundesfinanzministerium — FAQ zur E-Rechnung>>https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html]]
83 * [[Haufe — Elektronische Rechnung wird Pflicht: E-Rechnung im Überblick>>https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html]]
84 * [[DATEV — Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnungspflicht>>https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/themen-im-fokus/e-rechnung-mit-datev/gesetzliche-regelungen]]
85 * [[IHK München — Elektronische Rechnung>>https://www.ihk-muenchen.de/ratgeber/steuern/elektronische-rechnungen/]]
86 * [[Mustangproject.org — Open-Source-Tool für E-Rechnungen>>https://www.mustangproject.org/]]
87 * [[IHK Stuttgart — Pflichtangaben für Rechnungen>>https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-national/neue-pflichtangaben-fuer-rechnungen-684834]]
88 * [[e-rechnung-ratgeber.de — ZUGFeRD-Format erklärt>>https://e-rechnung-ratgeber.de/formate-zugferd/]]
89 * [[edicenter.de — XRechnung und PEPPOL>>https://edicenter.de/xrechnung-peppol/]]
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91 //Stand: 2026-08-01. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung.//
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96 (% class="text-muted" %)(((Ein Beitrag von **Buchhalter.Team** — Wie sind unsere nächsten Schritte?
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98 **Autor:** Andreas Graz, Bilanzbuchhalter — Buchhalter.Team · [[Über uns>>doc:Public.Buchhaltung-mit-Gesicht.WebHome]])))